Kokemäen Setälät r.y:n säännöt (hyväksytty PRH:ssa 27.12.2021, muutos kohdassa 10 §, ensimmäinen kappale)

Nimi ja kotipaikka

1 § Yhdistyksen nimi on Kokemäen Setälät r.y. ja kotipaikka Kokemäen kaupunki. Näissä säännöissä yhdistyksestä käytetään nimitystä seura.

Tarkoitus

2 § Seuran tarkoituksena on selvittää suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta suvun jäsenten keskuudessa sekä edistää tai tehdä sukuseura- ja sukututkimustyötä. Suvulla tarkoitetaan tässä sukua, jonka vanhin tunnettu todennäköinen kantaisä Heikki Sonni mainitaan Kokemäen laamanninkäräjien lautamiehenä 15 päivänä maaliskuuta 1455 ja jonka ensimmäinen täysin varma esi-isä Mikko Sonni esiintyy Satakunnan vanhimmassa maakirjassa 1540 Kokemäen Sonnin talon isäntänä ja jonka suvun nimeksi omaksuttiin 1600-luvulla nimi Setälä.

Tunnus

3 § Seuran tunnus on taiteilija Germund Paaerin suunnittelema suvun vaakuna, jossa on Satakunnan värein kuvattuna viljelysmaisema sitä halkovine jokineen sekä suvun vanha puumerkki ja sonnin sarvet.

Toimintamuodot

4 § Tarkoituksensa toteuttamiseksi seura mahdollisuuksiensa mukaan

• järjestää sukukokouksia ja -päiviä sekä niihin rinnastettavia muita tilaisuuksia

• pitää matrikkelia suvun jäsenistä

• edistää sukua koskevaa tutkimustoimintaa

• kerää ja arkistoi sukua koskevaa tietoutta ja esineistöä sekä jakaa tutkimus- ja perinnetietoa sekä

• harjoittaa seuran tarkoituksen toteutumista edistävää julkaisutoimintaa.

Toimintansa tukemiseksi seura voi ottaa vastaan testamentattua tai lahjoitettua omaisuutta, perustaa rahastoja, myöntää apurahoja sekä asianomaisella luvalla järjestää varainkeräyksiä ja arpajaisia. Seura voi myös omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia huoneistoja tai kiinteistöjä.

Jäsenet

5 § Seuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen viisitoista (15) vuotta täyttänyt henkilö, joka osoittaa olevansa tai jonka voidaan osoittaa olevan 3 §:ssä mainitun Mikko Sonnin jälkeläinen isän tai äidin puolelta tai joka on tällaisen jälkeläisen puoliso.

Seuran jäsenet hyväksyy sen hallitus. Jäsenyys alkaa, kun hallitus on hyväksynyt henkilön jäseneksi. Jäsenellä on oikeus erota seurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisestaan seuran kokouksessa.

Varsinaisilta jäseniltä perittävän vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää seuran varsinainen kokous.

Varsinaisten jäsenten puolisot ja henkilöt, jotka eivät ennen tilikauden alkua ole täyttäneet kahtakymmentä (20) vuotta, ja jotka hallitus on hyväksynyt jäseniksi, ovat vapaita jäsenmaksusta.

Seuran hallitus voi myöntää jäsenelle yksilöllisen vapautuksen jäsenmaksusta korkean iän, sairauden tai maksukyvyn huomattavan heikentymisen perusteella.

Hallituksen esityksestä voi seuran kokous kutsua seuran kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisesti ansioitunut seuran toiminnassa tai muulla toiminnallaan edistänyt huomattavasti seuran tarkoituksen toteutumista. Kunniajäsen on vapaa jäsenmaksusta.

Jäsenen erottamisesta päättää seuran hallitus. Jäsenellä on oikeus saattaa erottaminen seuran kokouksen ratkaistavaksi ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle kuukauden kuluessa siitä, kun hän on saanut tiedon erottamisesta.

Seuran jäsen, joka ei ole vapaa tai jota ei ole vapautettu velvollisuudesta suorittaa vuotuinen jäsenmaksu, katsotaan eronneeksi seurasta, jos hän on jättänyt jäsenmaksunsa maksamatta kahdelta (2) viimeksi päättyneeltä kalenterivuodelta.

Seuran jäsenluetteloa pitää seuran hallitus. Jäsenluettelon pitämistä varten jäsenen on oma-aloitteisesti ilmoitettava seuran sihteerille henkilö- ja osoitetietonsa sekä niissä kulloinkin tapahtuneet muutokset.

Hallitus

6 § Seuran asioita hoitaa sen hallitus, joka valitaan seuran varsinaisessa kokouksessa. Hallituksen toimikausi on kaksi vuotta.

Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja ja kahdeksan (8) muuta jäsentä. Hallituksen jäsenistä neljä (4) on vuosittain erovuorossa. Hallitusta valittaessa tulee pyrkiä siihen, että suvun päähaarat tulevat edustetuiksi.

Hallitus valitsee vuodeksi kerrallaan keskuudestaan varapuheenjohtajan ja keskuudestaan tai ulkopuolelta seuran sihteerin, taloudenhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai tämän estyneenä ollessa varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta, tai kun vähintään neljä (4) muuta hallituksen jäsentä sitä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen, kun läsnä on puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään neljä (4) muuta hallituksen jäsentä. Hallituksen päätökseksi tulee mielipide, jota enemmistö kokouksessa kannattaa. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan mielipide, paitsi vaaleissa arpa.

Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa, jonka kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat.

Seuran nimen kirjoittaminen

7 § Seuran nimen kirjoittaa seuran puheenjohtaja yhdessä varapuheenjohtajan kanssa tai jompikumpi heistä yhdessä sihteerin tai taloudenhoitajan kanssa.

Tilit

8 § Seuran tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajalle tarkastettaviksi tilikautta seuraavan tammikuun viimeiseen päivään mennessä. Tilintarkastajan lausunto tilien ja hallinnon tarkastamisesta on puolestaan jätettävä hallitukselle tilikautta seuraavan helmikuun viimeiseen päivään mennessä.

Seuran kokousten kutsuminen koolle

9 § Seuran kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on lähetettävä sähköpostitse tai kirjeitse jokaiselle varsinaiselle jäsenelle ja kunniajäsenelle ja julkaistava lisäksi seuran verkkosivuilla. Hallitus voi päättää, että kokouskutsu julkaistaan myös jossakin sanomalehdessä. Lähettämisen taikka julkaisemisen verkkosivuilla on tapahduttava viimeistään kolmekymmentä (30) päivää ennen kokousta.

Seuran kokoukset

10 § Seuran varsinainen kokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä maalis-kesäkuun (1.3.-30.6.) aikana hallituksen määräämässä paikassa. Yhdistyksen kokoukseen voi hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä osallistua tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana. Ohjeet osallistumiselle on liitettävä kokouskutsuun. (Huom: tämä kappale muutettu 27.12.2021)

Seuran ylimääräinen kokous pidetään, kun seuran varsinainen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta taikka vähintään yksi kymmenesosa (1/10) seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä ilmoittamansa asian käsittelyä varten kirjallisesti hallitukselta vaatii.

Seuran kokouksessa on jokaisella edellisen vuoden jäsenmaksunsa maksaneella varsinaisella jäsenellä tai näiden sääntöjen mukaan jäsenmaksusta vapaalla tai siitä vapautetulla jäsenellä äänioikeus. Jokaisella äänioikeutetulla on yksi (1) ääni.

Seuran päätökseksi tulee 12 §:ssä tarkoitettuja päätöksiä lukuun ottamatta se mielipide, jota on kannattanut yli puolet äänestyksessä annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee asian kokouksen puheenjohtajan mielipide, paitsi vaaleissa arpa.

Seuran varsinainen kokous

11 § Seuran varsinaisessa kokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. avataan kokous;

2. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus;

3. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri ja kaksi (2) pöytäkirjan tarkistajaa;

4. valitaan kaksi (2) ääntenlaskijaa;

5. hyväksytään kokouksen työjärjestys;

6. esitetään seuran tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajan lausunto kuluneelta tilikaudelta;

7. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä;

8. vahvistetaan toimintasuunnitelma kuluvalle vuodelle, vahvistetaan kuluvan vuoden jäsenmaksun suuruus, päätetään jäsenmaksun ennakon suuruudesta seuraavalle vuodelle ja vahvistetaan kuluvan vuoden talousarvio;

9. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja hallituksen jäsenet erovuoroisten tilalle seuraavaksi kaksivuotiskaudeksi;

10. valitaan tilintarkastaja ja varatilintarkastaja tarkastamaan kuluvan vuoden tilejä ja

hallintoa;

11. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Mikäli seuran jäsen haluaa saada jonkin asian seuran varsinaisen kokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä hallitukselle kirjallisesti niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

Sääntöjen muuttaminen ja seuran purkaminen

12 § Päätös sääntöjen muuttamisesta ja seuran purkamisesta on tullakseen voimaan tehtävä seuran kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamista tai seuran purkamista koskevan asian esillä olosta.

Seuran purkautuessa käytetään seuran varat seuran tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Seuran tullessa lakkautetuksi käytetään varat seuran tarkoituksen edistämiseen.

Seuran muu päätöksenteko

13 § Seuran muussa päätöksenteossa noudatetaan niitä yhdistyslain säännöksiä, jotka sitovat kaikkia yhdistyksiä.

Voimaantulo

14 § Nämä säännöt tulevat voimaan, kun ne merkitään yhdistysrekisteriin (hyväksytty PRH:ssa 6.6.2011).

Näillä säännöillä kumotaan 23 päivänä huhtikuuta 1945 hyväksytyt ja yhdistysrekisteriin 5 päivänä huhtikuuta 1946 merkityt seuran säännöt.

Aikaisempien sääntöjen soveltaminen

15 § Seuran aikaisemmin voimassa olleiden sääntöjen mukaisesti jäseneksi hyväksytty henkilö säilyttää jäsenoikeutensa näiden sääntöjen tullessa voimaan.

Seuran aikaisempien sääntöjen mukaiset toimielimet jatkavat toimintaansa ja niihin valitut henkilöt jatkavat tehtävissään siihen asti, kunnes näistä on päätetty näiden sääntöjen mukaisesti pidettävässä seuran ensimmäisessä varsinaisessa kokouksessa. Ne hallituksen jäsenet, jotka ovat seuran aikaisempien sääntöjen mukaisesti erovuorossa, ovat myös tällöin erovuorossa.